ITSM çözümünde envanter yönetiminin temel bir kısmını sürdürmek, kurumuzun özellikle zimmet yönetimi, lisans yönetimi, yedek parça ve donanım takibi, CI yönetimi ve ilişkili varlıkları izleme gibi gibi önemli operasyonel avantajlar sunar. Basit bir envanter yönetimi uygulamasıyla bile, özellikle zimmet, CI (Configuration Item) takibi, değişiklik yönetimi (Change Management) ve CMDB (Configuration Management Database) gibi süreçlerde hem günlük operasyonları kolaylaştırır hem de kaynakların daha verimli kullanımına yardımcı olur.
1. Zimmet Takibi ve Güvenlik
Use Case: Çalışanların zimmetli ekipmanlarının envanterini tutmak, fiziksel cihazların ve lisansların izlenmesini sağlar. Bu sistem, örneğin bir çalışanın şirkete katıldığında hangi ekipmanları teslim aldığını ve işten ayrıldığında iade etmesi gereken cihazları belirlemekte yararlıdır.
Fayda: Zimmet takibi, kaybolan ya da eksik ekipmanların azaltılmasına, güvenliğin sağlanmasına ve varlıkların verimli kullanılmasına olanak tanır. Ayrıca, IT departmanı üzerinde manuel takip iş yükünü azaltır ve operasyonel güvenliği artırır.
2. Configuration Item (CI) Yönetimi ve İlişki Haritalaması
Use Case: CI takibi, BT altyapısındaki tüm bileşenlerin (sunucular, yazılımlar, ağ cihazları vb.) tek bir merkezi sistem üzerinden yönetilmesine olanak tanır. Örneğin, bir uygulamanın hangi sunucuda çalıştığını, bu sunucunun hangi veri merkezinde bulunduğunu ve hangi ağ cihazları üzerinden iletişim kurduğunu görmek mümkün olur.
Fayda: CI yönetimi, BT altyapısındaki tüm varlıkları görselleştirerek sorun çözme süresini kısaltır. Ayrıca sistemlerdeki değişikliklerin potansiyel etkilerini öngörmeye yardımcı olarak hata riskini azaltır.
3. Change Management ile Entegrasyon
Use Case: Envanterde kayıtlı olan cihaz ve yazılımların değişiklik yönetimi ile entegre edilmesi, bir sistemde yapılacak değişikliklerin hangi CI’ları etkilediğini analiz etmeye imkan tanır. Örneğin, bir yazılım güncellemesi yapılırken bunun hangi cihazlara uygulanması gerektiği, risklerin ne olduğu ve nasıl bir etki yaratacağı kolayca izlenir.
Fayda: Değişikliklerin izlenmesi ve potansiyel etkilerinin değerlendirilmesi, kesinti sürelerini ve sistem üzerindeki olumsuz etkileri en aza indirir. Böylece hizmet kalitesi artar ve kullanıcı memnuniyeti sağlanır.
4. CMDB ile Tüm Envanterin Görselleştirilmesi ve Bağlantı Analizi
Use Case: CMDB, tüm envanterin merkezi bir veri tabanında yönetilmesini sağlar ve CI’lar arasındaki ilişkileri saklar. Örneğin, bir sunucu üzerindeki bir uygulamanın hangi veritabanını kullandığı veya bu veritabanının hangi yedekleme sunucularıyla ilişkili olduğu görülür.
Fayda: Tüm ilişkilerin merkezi bir sistemde görünür olması, arıza veya kesinti durumlarında daha hızlı aksiyon alınmasını sağlar. CMDB, ayrıca kurumsal altyapıda yapılacak iyileştirmelerin daha stratejik yapılmasına imkan verir ve bakım maliyetlerini düşürür.
5. Denetim ve Uyum Süreçlerinde Kolaylık
Use Case: Kurumlar, BT varlıklarını ve ilişkilerini takip ederek, denetim ve uyum süreçlerinde ihtiyaç duyulan veri şeffaflığını sağlar. Örneğin, bir güvenlik denetiminde hangi cihazların güncel yazılım sürümünde olduğunu veya hangi cihazların yamalarının eksik olduğunu belirlemek kolaylaşır.
Fayda: Denetim süreçlerinin hızlanması ve veri doğruluğunun artması, uyumluluk gereksinimlerinin daha etkili bir şekilde karşılanmasını sağlar ve kurumu olası cezalardan korur.
6. Maliyet Tasarrufu ve Varlık Yönetiminde Verimlilik
Use Case: Özellikle yazılım lisansları ve donanım kullanımı gibi alanlarda doğru bir envanter yönetimi, gereksiz satın almaların önüne geçer. Örneğin, kullanılmayan cihazların veya lisansların tespit edilerek iptali ya da farklı birimde kullanılması sağlanır.
Fayda: Gereksiz harcamaların önüne geçilerek, BT bütçesinden tasarruf edilir. Ayrıca, varlıkların doğru yönetimi sayesinde kurum ihtiyaç duyduğu kaynakları daha planlı bir şekilde kullanabilir.
Özetle
Temel envanter yönetimi bile bir kurum için oldukça faydalıdır. Zimmet takibi, CI yönetimi, değişiklik yönetimi entegrasyonu, CMDB ile ilişki haritalaması ve maliyet yönetimi gibi süreçlerde yapılan geliştirmeler, operasyonel verimliliği artırır, riskleri azaltır ve uyum süreçlerini kolaylaştırır.
