Project Portfolio Management (PPM), IT dünyasında yaşanan proje kaosunu kontrol altına almanın anahtarıdır. Bir tarafta kapanmayan incident’lar, bir tarafta bekleyen change request’ler, öbür tarafta geciken projeler… Üst yönetim sürekli “ne durumdayız?” diye sorar ama çoğu zaman tam bir resim yoktur.
Neden?
Çünkü IT ekipleri sadece operasyonel iş yüküyle değil, aynı anda yürüyen onlarca projeyle uğraşır. Ancak bu projelerin:
- birbirine etkisi,
- ekip kapasitesine yükü,
- bütçesi,
- stratejik önemi,
- risk seviyesi
çoğu zaman sadece “tahmini olarak” konuşulur.
Project Portfolio Management (Proje Portfolyo Yönetimi), bu tahmin dünyasını bitiren mekanizmadır. IT yöneticilerine, “Bütün projelerimizi aynı anda görüyorum, hangisi ne kadar değer üretiyor ve hangi önceliği vermeliyim” dedirten yapıdır.
Projelerinizi kaos yerine stratejiyle yönetmeye hazır mısınız?
SPIDYA Proje Yönetimi ile ITSM süreçlerinizle tam entegrasyon sağlayın, kaynaklarınızı optimize edin ve projelerden maksimum değer elde edin.
PPM (Project Portfolio Management) Neden ITSM’de Kayıp Halka?
ITSM (IT Service Management) şunu yönetir:
Incident → Problem → Change
Ama bu zincirin sonunda bazen öyle büyük bir durum çıkar ki, bir değişiklik değil bir proje olur.
Örneğin:
- Bir problem sürekli tekrar ediyorsa,
- Bir change onlarca sistemi etkiliyorsa,
- Altyapı yenilenmesi gerekiyorsa,
- Yeni bir yazılım alımı, entegrasyonu ya da süreç dönüşümü gerekiyorsa,
Bu artık “bir task” değildir; bir projedir.
ITSM operasyonu yönetir,
PPM stratejiyi yönetir.
ITSM + PPM = Operasyon + Strateji birlikte çalışır.
Project Portfolio Management olmadan IT ekibi sadece yangın söndürür. Çünkü PPM eklenince ekip yangını çıkaran kök nedeni çözen projelere odaklanır.
ITSM’de Proje Yönetimini Sadece Yönetin Değil, Değer Yaratın!
👉 “ITSM’de Proje Yönetimi: Hizmet Odaklı Başarıya Giden Yol’’ adlı rehber blogumuza göz atın!
Şirketlerin Neden Her Yıl Milyonlarca TL Proje Maliyeti ‘Havaya Uçuyor’?
Gerçek sebep çok basit:
Kimse “büyük resmi” görmüyor.
Kurumlarda genelde şu sorunlar yaşanır:
1. Üst yönetimin öncelikleri ile IT’nin öncelikleri uyuşmaz.
Üst yönetim “hızla dijital dönüşüm sağlayalım” der,
IT ise “önce operasyonu ayağa kaldıralım” der.
Sonuç: Kaos.
2. Kaynak planlaması gerçek kapasiteye göre yapılmaz.
Bir mühendis aynı anda:
- bir entegrasyon projesinde,
- üç change’de,
- iki incident’ta görevli olabilir.
Tam kapasite hesabı yapılmadığı için her şey gecikir.
3. Projelerin iş değeri ölçülmez.
“Bu çok önemli” dendiği için önemli kabul edilir.
Ama gerçekte belki iş birimlerine hiçbir katkısı yoktur.
4. Zaman çizelgeleri tahminlere dayanır.
Tahmini süreler → iyimserdir
Gerçek süreler → acıtır
Bütçe → kaçar
Ekip → tükenir
5. Proje portföyü bir bütün olarak görünmez.
Hangi proje ne zaman bitecek?
Hangisi diğerini bekliyor?
Hangisi riskli?
Hangisi gereksiz?
Bilgi hep dağınık olur: Excel, Word, mail, toplantı notları…
Sonuç:
Para, zaman ve insan gücü boşa akar.
Project Portfolio Management (PPM) Olmadan IT Projelerinde Yaşanan En Büyük Krizler
Şimdi gelin gerçek hayattan IT ekiplerinin yaşadığı durumlara bakalım.
1. Sürekli değişen roadmap sendromu
Bir hafta önce roadmap belirlendi.
Bu hafta üç yeni öncelik eklendi.
Gelecek hafta roadmap çöpe atılacak.
Bunun nedeni planlama değil:
2. Ekip yükünün kontrolsüz artması
Örneğin altyapı ekibinde 5 kişi var.
Ama toplam proje eforu 14 kişilik.
Bu matematikle hiçbir proje zamanında bitmez.
3. Projelerin birbirini engellemesi
Bir ekip aynı anda:
- Firewall yenileme projesi,
- CRM entegrasyonu,
- Network upgrade taskları
üzerinde çalışıyorsa…
Her proje diğerini geciktirir.
4. Finansal kontrol kaybı
Bütçeler şöyle yürür:
- “Bu projeye 3 ay demiştik ama 6 aya çıktı.”
- “Ek maliyet çıktı.”
- “Kaynak dışarıdan almak zorunda kaldık.”
Neden?
İlk başta gerçek efor, kapasite ve bağımlılıklar bilinmiyordu.
5. Başlanan fakat bitmeyen projeler listesi
Kurumların proje arşivlerinde şöyle şeyler vardır:
- %40 tamamlanmış
- Üst yönetim değiştiği için askıya alınmış
- Kaynak ayrılmadığı için bekleyen
- Kapsamı belirsiz olduğu için duran
Project Portfolio Management’ın olmadığı kurumlarda bu normaldir.
ITSM + PPM: Neden Birlikte Düşünülmeli?
Şimdi bu zinciri daha net anlatalım:
Incident → Problem → Change → Project
Bu ne demek?
- Bir sistem hatası sürekli tekrar ediyorsa bu bir problemdir.
- Problemin çözümü bir değişiklik gerektiriyorsa o bir değişikliktir.
- Change kapsamı büyükse (altyapı yatırımı, sistem yenileme, entegrasyon, otomasyon, mimari değişiklik) bu artık projedir.
Yani:
Her büyük proje, aslında bir problemden doğar.
PPM burada devreye girer ve şunları sağlar:
- Change ve project süreçleri birbirine bağlı çalışır,
- Her proje için net kapsam çıkar,
- Kapasite ve önceliklendirme doğru yapılır,
- Projeler ITSM tool’larında izlenebilir hale gelir.
Bu bir “görünürlük devrimidir”.
PPM’in Kuruma Sağladığı En Kritik Faydalar
1. Veriye Dayalı Karar Alma
Artık “önemli olduğunu düşünüyoruz” yok.
Yerine:
- ROI
- risk puanı
- iş birimi etki puanı
- maliyet / fayda analizi
- karmaşıklık derecesi
- süre tahmini
- kaynak ihtiyacı
gibi skorlar geliyor.
Bu sayede duygusal değil, bilimsel kararlar alınır.
2. Roadmap Görünürlüğü
Tüm projeler tek ekranda:
- başlama / bitiş tarihleri,
- ilerleme yüzdeleri,
- bekleyen riskler,
- bağımlılıklar,
- ekip yükü
ve üst yönetim “ne durumdayız?” diye sormadan görebiliyor.
3. Kaynak Optimizasyonu
Örneğin:
- 5 kişilik güvenlik ekibine 14 proje yüklenmez
- Gereksiz acil talepler ekip kapasitesini boğmaz
- Fazla iş yükü erken fark edilir
Bu hem verimi artırır hem ekibi burnout’tan korur.
4. Doğru Önceliklendirme
Artık “en yüksek sesli olan” birim kazanmaz. Gerçekten en kritik olan proje kazanır. Öncelikler, sadece aciliyet ya da görünürlük üzerinden değil, işin stratejik etkisine göre belirlenir.
Böylece ekipler enerjilerini en çok değer yaratan işlere odaklayabilir, kaynaklar verimli kullanılır, teslimatlar zamanında gerçekleşir ve şirketin stratejik hedeflerine katkı sağlayan projeler öncelikli hâle gelir.
Proje Portfolio Management Araçlarının Mutlaka Sunması Gereken Özellikler
1. Resource Planning
Her çalışanın:
- kapasitesi
- yetkinliği
- mevcut iş yükü
- efor tahmini
tek panelde olmalı.
2. Portfolio Scoring
Her proje objektif kriterlerle puanlanmalı.
3. Financial Tracking
Bütçe açığı, beklenen maliyet, fazladan çıkan maliyetler…
Hepsi grafiklerle görünür olmalı.
4. Risk & Dependency Yönetimi
Projeler arasındaki “bu bitmeden şu başlayamaz” zinciri görülmezse gecikme kaçınılmazdır.
5. Dashboard & KPI’lar
Proje performansını tek bakışta ortaya koyan yönetişim ekranları.
Kurumlar Proje Yönetimi Hizmeti Satın Alırken Nelere Dikkat Etmeli?
Proje yönetiminin güçlendiği noktada, Project Portfolio Management (PPM) kurumunuza stratejik görünürlük ve kontrol kazandırır. Bu noktada kurumların temel beklentisi, sadece bir araç değil; ITSM süreçleriyle bütünleşmiş, görünürlük ve kontrol sağlayan bir çözümdür. Fakat aşağıdaki kriterlere dikkat etmek kritik:
- Araç ITSM süreçleriyle entegre olmalı
- Roadmap, kaynak kapasitesi ve maliyetler tek panelde görülebilmeli
- Kullanımı karmaşık olmamalı
- Raporlar, yöneticiler için anlamlı ve gerçek zamanlı olmalı
- Değişiklik ve proje yönetimi birbirine bağlı çalışmalı
- Proje ve operasyon yükü aynı ekranda görünür olmalı
SPIDYA Proje Yönetimi, tam da bu ihtiyaçlara cevap veriyor.
Kurumunuzun proje portföyünü görünür, ölçülebilir ve yönetilebilir hale getiriyor, IT ekiplerinin işlerini stratejik bir şekilde organize etmesini sağlıyor.
SPIDYA ile Kazanacağınız Avantajlar:
- Tam görünürlük: Tüm projeler, görevler ve kaynaklar tek panelde takip edilir; roadmap ve öncelikler anlık olarak güncellenir.
- Kontrol ve optimizasyon: Efor ve kaynak yönetimi ile aşırı yüklenmeler önlenir; riskler ve sapmalar proaktif olarak takip edilir.
- Sürdürülebilir verimlilik: Otomatik iş akışları ve dinamik takvim yönetimi sayesinde süreçler hızlanır ve manuel müdahaleler azalır.
- Performans ölçümü: Projeler kapanış aşamasında analiz edilir, elde edilen içgörüler gelecekteki projelere aktarılır.
- Etkin İletişim ve Bilgi Paylaşımı: Proje sürecindeki tüm ekip üyeleri, merkezi platform üzerinden tek bir iletişim kanalında buluşur.
